文章观点

时间管理是什么？是利用技巧、技术和工具帮助我们完成工作，实现目标。时间管理方法并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。“一切的节约都是时间的节约”，马克思这一经典之语，值得我们用一生去体会。我们生活在有限的时间里：黑夜与白昼有规律地交替，哪一方也不会更多地占去另一方的时间。既然时间是有限的，不可抻长也不能缩短，那么我们就应该珍惜它、很好地利用它。时间管理的目的是为了让我们做重要的事情和有效的利用时间。那么让我们一起来透彻的剖析一下如何有效地管理我们的时间！

一、GTD方法

GTD就是Getting Things Done的缩写，翻译过来就是“把事情做完”。GTD的核心理念就是必须记录下来要做的事，清空大脑，然后整理安排并自己一一去执行。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。理论提出者：David Allen(戴维·艾伦)

五个核心原则：

1.搜集

把任何需要跟踪、记住、做的事情记在称之为‘水桶’的地方：收件箱，电子邮箱，磁带，笔记本，PDA，或者它们的组合。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里，准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。

2.整理

处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程：

1.从最上面开始，一次处理一项，不把任何东西放回收件箱

2.如果任何一项需要做（花的时间少于两分钟），委托别人完成或者把它延期，否则把它存档以便查询，或把它扔掉。

两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

3.组织

Allen描述了一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目：

下一步行动(Next actions)- 对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如，如果事项为“写项目报告”，下一步行动可能 会是“给Fred发邮件开个简短会议”，或者“给Jim打电话问报告的要求”，或者类似的事情。虽然要完成这个事项，可能会 有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的 做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类，例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”.

项目(Projects)- 每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“项目”.使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目 都有一个下一步的行动进行下去。

等待(Waiting for)- 当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件，就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可 以采取行动或者需要发出一个提醒。

将来/可能(Someday/Maybe)- 这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习中文”，或者“进行一个潜水假期”。

GTD的最后一个关键组织模块是归档系统.

“Getting Things Done”书里说如果要用一个归档系统，那它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸，如果你需要用来记录参考信息，如果不属于你已经有的一个目录，也要有自己的文件组织方式。Allen的建议是你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统，这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。Google的Gmail的用户可以用创建标签的方式来创建“待办事项”和“项目”。

4.回顾

如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查，那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力，资源和时间，决定什么是对你来说最重要的事情，然后做。如果你倾向于拖延，你可能会老是做最容易的事情，避免那些难的。为了解决这个问题，你可以一个接一个地做列表上的事情，按照它们的顺序，就象你处理你的收件箱一样。

至少以星期为周期，GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统，而且所有的事情都更新到符合最新的情况。Allen建议制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。

5.执行

如果你把你的时间都花在组织工作，而不是做它们，那么所有的GTD系统都是不好用的！David Allen的观点是，如果你可以把必须做的事情，让它变得简单、容易、有趣的话，那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。

二、6点优先工作制方法

该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……

艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

三、阿尔卑斯山每日时间规划法

强调对每天的任务进行系统规划。

步骤1、写出任务

1）确定任务来源

A\每周计划或每月计划列明的任务

B\新下达的日常工作

C\相关活动安排

D\前一日未完成的转移任务

E\周期性重复的任务

步骤2、估计工作需要的时间

充分估计各任务的工作时间，并累计计算出总时间

步骤3、预留机动时间

在每天的时间规划中，注意预留机动时间以处理不期而至的事情，如下图：

步骤4、决定优先任务、删减和委派任务

在规划每天的工作计划时，还应该对工作任务按ABC等级进行划分，尽量缩短每个任务的时间。

ABC法则：

ABC的级别是什么？

A级任务 最主要的任务，这类任务能给工作带来最大的效应。

B级任务 次要的任务，对工作也有一定的成效。

C级任务 解决数量最多，但不甚重要的任务，成效不大。

四、四象限时间管理法

艾森豪威尔法则——四象限法则，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)、既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。

处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。

如上图所示：高效能人事的时间管理，工作重点在第二象限（重要不紧急）中，而大多数人的工作重点则为紧急不重要的事情，也就是大多会给工作造成干扰的事情。如果想成为高效能的人，就努力让自己回到第二象限中！

五、番茄工作法

番茄工作法，选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个X短暂休息一下（5分钟就行），每4个番茄时段多休息一会儿。番茄工作法极大地提高了工作的效率，还会有意想不到的成就感。

番茄原则：

1）一个番茄时间（25分钟）不可分割，不存在半个或一个半番茄时间。

2） 一个番茄时间内如果做与任务无关的事情，则该番茄时间作废。

3）永远不要在非工作时间内使用《番茄工作法》。（例如：用3个番茄时间陪儿子下的棋、用5个番茄时间钓鱼，等等。）

4）不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。

5）番茄的数量不可能决定任务最终的成败。

6）必须有一份适合自己的作息时间表。

番茄工作法步骤：

1、每天开始的时候规划今天要完成的几项任务，将任务逐项写在列表里（或记在软件的清单里）

2、设定你的番茄钟（定时器、软件、闹钟等），时间是25分钟。

3、开始完成第一项任务，直到番茄钟响铃或提醒（25分钟到）。

4、停止工作，并在列表里该项任务后画个X。

5、休息3~5分钟，活动、喝水、方便等等。

6、开始下一个番茄钟，继续该任务。一直循环下去，直到完成该任务，并在列表里将该任务划掉。

7、每四个番茄钟后，休息25分钟。

在某个番茄钟的过程里，如果突然想起要做什么事情——

a.非得马上做不可的话，停止这个番茄钟并宣告它作废（哪怕还剩5分钟就结束了），去完成这件事情，之后再重新开始同一个番茄钟；

b.不是必须马上去做的话，在列表里该项任务后面标记一个逗号（表示打扰），并将这件事记在另一个列表里（比如叫“计划外事件”），然后接着完成这个番茄钟。

时间是一种“无偿的”财富，对这种财富每个人都拥有同等的份额。时间同时又是我们确实能够拥有的最宝贵的东西之一。

时间是不可替代的，如果我们随意糟践或浪费，时间便一去不复返。如果我们能够充分利用所拥有的时间，我们就可以解决很多问题，抛弃很多沉重的负担，从而建立起一个新的、理想的工作生活方式。